Beglaubigung von Unterlagen

Eine amtliche Beglaubigung ist eine Bestätigung über die Echtheit z.B. der Fotokopie eines Zeugnisses. Deswegen können wir nur Beglaubigungen akzeptieren, die von einer autorisierten Stelle in der korrekten Form vorgenommen wurde. Ausländische Bescheinigungen müssen von einer anerkannten Stelle übersetzt sein.

Welche Stellen dürfen beglaubigen?

In der Bundesrepublik Deutschland kann eine amtliche Beglaubigung einer Kopie durch nachfolgend aufgezählte öffentliche Stellen vorgenommen werden: Gemeindeverwaltungen, Landkreise und untere Verwaltungsbehörden, z.B. Ortsbürgermeister und Ortsvorsteher, Stadtverwaltungen (Rathaus), Kreisverwaltungen; außerdem von Gerichten, Notaren.

Bei fremdsprachigen Zeugnissen kann es zu Schwierigkeiten kommen. Wenden Sie sich dann bitte an Ihr Konsulat oder die Botschaft Ihres Landes.

Amtliche Beglaubigungen dürfen nicht vorgenommen werden von folgenden Stellen: Wohlfahrtsverbänden, kirchliche Einrichtungen (z.B. Pfarrämter), Dolmetschern, Krankenkassen, Banken, Sparkassen, Vereinen, dem AStA u.a., auch wenn in einem anderen Bundesland die Beglaubigungserlaubnis erteilt wurde.

Schulen, staatliche Studienkollegien oder Universitäten dürfen nur die von ihnen selbst ausgestellten Zeugnisse beglaubigen.

Im Ausland sind folgende Stellen zur Ausfertigung amtlicher Beglaubigungen ermächtigt: die diplomatischen Vertretungen der Bundesrepublik Deutschland und die im jeweiligen Land zur amtlichen Beglaubigung befugten Behörden und Notare.

Welche Form muss die Beglaubigung haben?

Die Beglaubigung ist ordnungsgemäß, wenn der Beglaubigungsvermerk mit einem Dienstsiegel versehen ist und der Vermerk vom Beglaubigenden unterschrieben ist. Jede einzelne Kopie - z.B. der Hochschulzugangsberechtigung - muss in dieser Form beglaubigt sein. Sofern nicht im Text auf jeder Seite der Urkunde der Name des Inhabers aufgeführt ist, muss im Beglaubigungsvermerk ein Hinweis auf den Inhaber sowie die Art der Urkunde aufgenommen werden, damit die Zusammengehörigkeit der einzelnen Blätter zu einer Urkunde zweifelsfrei nachgewiesen wird. Fehlende Hinweise dürfen Sie nicht selbst eintragen.

Achten Sie darauf, dass nicht mit einfachem Schriftstempel beglaubigt wird. Dienstsiegel enthalten in der Regel ein Emblem.

Sammelbeglaubigungen mehrerer Blätter einer Urkunde sind ordnungsgemäß, wenn sie mit Schnur oder Siegelmarke verbunden sind. Es werden auch Sammelbeglaubigungen anerkannt, bei denen die an den Ecken umgelegten Blätter mit einer Heftöse verbunden und so überstempelt sind, dass jedes Blatt vom Siegeldruck erfasst ist.

Die Kopie einer amtlich beglaubigten Kopie gilt nicht als beglaubigt und muss erneut amtlich beglaubigt werden!

Farbkopien müssen außerdem den Prägestempel einer zur Beglaubigung berechtigten Behörde aufweisen. Bei der Immatrikulation sind dann die Originalzeugnisse vorzulegen.

Genügt die Beglaubigung nicht den Anforderungen (z.B. wegen des Öffnens von Sammelbeglaubigungen, wegen nachträglicher handschriftlicher Eintragungen oder Ähnlichem), wird der beglaubigte Nachweis nicht anerkannt! Eine unvollständige Beglaubigung ist auch dann nicht ordnungsgemäß, wenn sie eine zuständige Stelle vorgenommen hat!

Prüfen Sie bitte genau, ob die Beglaubigung diesen genannten Anforderungen entspricht.