Bewerbungsunterlagen für einen Auslandsaufenthalt – Tipps

Bitte beachten Sie, dass die ausländische Hochschule und der Stipendiengeber teilweise unterschiedliche Bewerbungsunterlagen verlangen! Achten Sie also in jedem Fall darauf, welche Unterlagen genau von Ihnen verlangt werden. Die nachfolgend aufgeführten Bewerbungsunterlagen sind repräsentativ für die meisten Bewerbungen um Stipendien und Studienplätze im Ausland.

Daumenregel: die Bewerbung sollte in der Sprache geschrieben werden, in der die Formulare verfasst sind.

Bewerbungsformular

Hier hat jede Hochschule und jeder Geldgeber eigene Formulare zum Herunterladen bzw. online bearbeiten. Füllen Sie die Formulare sorgfältig aus: vermeiden Sie Tippfehler, uneindeutige Angaben und Flüchtigkeitsfehler.

Tipp: Bei der Suche nach den einschlägigen Formularen und Infos beachten Sie bitte, dass Hochschulen häufig zwischen ‚International Students’ einerseits und ‚Exchange Students’/‚Non-degree Seeking Students’/‚Visiting Students’/‚Occasional Students’ andererseits unterscheiden. Mit ‚International Students’ sind i.d.R. nur diejenigen Studierenden gemeint, die einen Abschluss an der Zielhochschule anstreben; die anderen Begriffe beziehen sich dagegen auf alle Bewerber/innen, die sich nur für eine befristete Zeit einschreiben möchten.

 

Lebenslauf

Der Lebenslauf sollte nicht nur die bis zum Bewerbungstag durchlaufenen Lebensstationen auflisten, sondern sollte Sie auch als Person vorstellen. Er sollte auf jeden Fall lückenlos sein (!) und Ihren schulisch-akademischen und evtl. beruflichen Werdegang genau darstellen. Ausführen sollten Sie außerdem:

• längere Aufenthalte im Ausland mit einer kurzen Darstellung, was sie Ihnen persönlich gebracht haben;
• Engagement außerhalb des Studiums (Mitarbeit in Vereinen oder karitativen, politischen oder kirchlichen Organisationen, private Interessen, Hobbys, gute sportliche Leistungen, etc.),
• Tätigkeiten in verantwortungsvoller Position z.B. in Uni-Gremien, Jugendorganisationen, politischen Organisationen usw.;
• sonstige Aktivitäten, die zeigen, dass Sie nicht nur auf Ihr Studium fixiert sind, und die Ihre sog. "soft skills" belegen: Teamfähigkeit, Anpassungsfähigkeit, Flexibilität, interkulturelle Kompetenz, Ihre Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, etc.

In der Regel sollte der Lebenslauf tabellarisch, aber zugleich ausführlich sein (d.h. nicht nur Stichworte, sondern zu relevanten Unterpunkten auch ausformulierte Detailangaben) und ein dreidimensionales Persönlichkeitsbild entwerfen sollte. Zuviel Zurückhaltung in der Darstellung ist nicht gefragt, genauso wenig wie Übertreibungen.

 

Motivationsschreiben / Darstellung des Studienvorhabens:

Das Wichtigste bei einer Bewerbung ist eine gute Begründung, warum Sie in das gewünschte Zielland und gerade an die ausgesuchte Universität gehen möchten, und eine Beschreibung, welche akademischen Ziele Sie mit Ihrem Auslandsstudium verbinden. Bei dieser Begründung zählen ausschließlich akademische Argumente! Daher sollten Sie darlegen:

• warum Sie für Ihr Studium im Ausland gerade diese Hochschule ausgewählt haben. Argumentieren Sie mit Hilfe des Fächer- und Kursspektrums, das an der Gasthochschule angeboten wird: z.B. die Lehre von Teil- oder Spezialgebieten, die Sie so an der Heimathochschule nicht oder nicht im von Ihnen gewünschten Ausmaß studieren können, die aber Ihr Studium an der Heimathochschule auf eine bestimmte Art ergänzen, und/oder die Sie auf eine bestimmte Art auf Ihr Weiterstudium nach Ihrer Rückkehr, auf Ihr Examen bzw. Ihre berufliche Laufbahn vorbereiten. Ihr Studienplan sollte das angestrebte Ziel des Auslandsaufenthaltes möglichst genau beschreiben und die Lehrveranstaltungen an der gewünschten Gasthochschule berücksichtigen. Achten Sie dabei bitte auf einzelne Kurse, nicht Module, da unsere Modulstrukturen im Ausland weitgehend unbekannt sind.
• wie sich das Auslandsstudium in Ihr Gesamtstudium und Ihre Berufsplanung einfügen lässt.Um bei diesem Punkt argumentieren zu können, sollten Sie in Erfahrung bringen, welche Studien- und Forschungsschwerpunkte an Ihrer Zieluniversität angeboten werden. Dokumentieren Sie daher auch, welche Voraussetzungen/Grundlagen Sie für ein erfolgreiches Studium mitbringen.
• was Sie bis jetzt in Ihrem Studium schwerpunktmäßig gemacht haben (nur relevante Punkte erwähnen!), warum der geplante Aufenthalt sich fachlich daran anschließt und wie er sich nach Ihrer Rückkehr an eine deutsche Hochschule in Ihr weiteres Studium einbringen lässt (z.B. für eine Abschlussarbeit usw.), d.h. wie sich der Auslandsaufenthalt in Ihr Gesamtstudium integriert.

Der Studienplan sollte so individuell wie möglich sein und durch Informationen über die an der ausländischen Hochschule angebotenen Kurse gleichzeitig dokumentieren, dass Sie für dieses Auslandsstudium motiviert sind und dass Sie schon weitgehend über die Gasthochschule informiert sind. Diese Informationen können Sie sich durch die Homepage der jeweiligen ausländischen Hochschule oder über Erfahrungsberichte im Internet besorgen.

 

Gutachten zu Ihrer Person ("Letter of Recommendation"):

An vielen Hochschulen werden Gutachten zu Ihrer Person von Ihren Professor/inn/en bzw. Dozent/inn/en verlangt. Es können aber auch Hochschullehrer/innen von anderen/ausländischen Hochschulen, an denen Sie schon studiert haben, ein Gutachten erstellen. Beachten Sie dabei:

• Wählen Sie die Person, von der Sie ein entsprechendes Gutachten erbitten oder die Sie als Referenz angeben wollen, sorgfältig aus. Es sollte jemand sein, der/die Gelegenheit hatte, Sie in Lehrveranstaltungen gut kennen zu lernen, und der/die Ihre individuellen Leistungen und Stärken differenziert und positiv beurteilen kann.
• Achten Sie darauf, ob das Gutachten wirklich von einem/einer Professor/in kommen muss oder auch von einem/einer wissenschaftlichen Mitarbeiter/in verfasst werden kann.
• Wenn die Gasthochschule oder die Stipendienorganisation ein spezielles Formblatt für das Gutachten bereitstellt, sollten Sie das Formblatt vorab an den/die Gutachter/in weiterleiten.
• Sie sollten auch vor Erstellung des Gutachtens mit dem/der Gutachter/in einen Termin zur persönlichen Vorstellung ausmachen und eventuell ergänzende Unterlagen (z.B. bisherige Studienleistungen, Angaben zum Studiengang, Lebenslauf o.ä.) zum Termin mitbringen.
• Das Gutachten sollte bei Bewerbungen an der Wunschuni in der Sprache der Gasthochschule verfasst sein; ist dies nicht der Fall, sollten Sie es professionell übersetzen lassen, denn für Gutachten gibt es in jedem Land bzw. in jeder Sprache bestimmte Diskursformen, die dem/der Gutachter/in vertraut sein müssen, damit das Gutachten wirklich aussagekräftig ist.
• Das Gutachten muss der Bewerbung in einem versiegelten Umschlag beigelegt werden; es darf nicht für den/die Bewerber/in offen lesbar sein!

Tipp: Das Gutachten und das Sprachzeugnis sollten nicht von dem/derselben Lehrkraft ausgestellt werden.

 

Leistungsnachweise und Zeugnisse

Bei akademischen Bewerbungen wird üblicherweise neben beglaubigten Kopien Ihrer bisherigen Zeugnisse wie Abiturzeugnis und sonstiger Prüfungszeugnisse auch eine Leistungsübersicht bzw. ein "academic record" verlangt. Dabei handelt es sich wie bei JoGuStINe um eine Aufstellung, aus der hervorgeht, welche Lehrveranstaltungen (Kurstyp und -titel) Sie in welchem Fach und Semester mit wie vielen Wochenstunden und mit welchem Erfolg besucht haben. Darin geht es nicht nur um Ihre Noten, sondern auch um eine Inhaltsangabe Ihres bisherigen Studiums, daher sollten Sie auch unbenotete und fachfremde Lehrveranstaltungen aufführen. Anhand dieses "academic record" kann die ausländische Hochschule in etwa Ihren Wissenstand in Ihrem Studienfach erkennen und Sie somit besser einordnen (z.B. als "undergraduate" oder "graduate").

Fordern Sie im zuständigen Studienbüro eine Leistungsübersicht in englischer Sprache an und achten Sie darauf, dass in dieser Leistungsübersicht nicht nur die Überschriften, sondern auch die Kurstitel ins Englische übersetzt sind. Es muss eine offizielle Leistungsübersicht sein - Modulergebnisse alleine reichen nicht, weil auswärtige Universitäten und Stipendiengeber mit den Modulstrukturen Ihres Fachs ohnehin nicht vertraut sind.

Tipp: Legen Sie der Bewerbung außerdem eine Liste der Kurse bei, die Sie aktuell besuchen, d.h. die noch nicht abgeschlossen/bewertet sind, um die Inhaltsangabe Ihres Studiums zu vervollständigen.

Alle Zeugnisse sind in der Regel in beglaubigter Kopie und Übersetzung beizulegen. Zeugniskopien werden in der Regel von den ausstellenden Büros (z.B. Studienbüro) erstellt/beglaubigt. Wenn bei den Bewerbungsunterlagen von der Gasthochschule nicht ausdrücklich eine Übersetzung von einem/einer staatlich geprüften und vereidigten Übersetzer/in verlangt wird, können Sie die Übersetzung selbst anfertigen. Für die Beglaubigung der Zeugnisse reicht in der Regel der Universitätsstempel (Institutsstempel, Beglaubigung der Abteilung Internationales usw.) aus.

 

Sprachnachweise

Fast alle ausländischen Hochschulen verlangen für die Zulassung zum Fachstudium einen Sprachtest als Nachweis, dass Sie die jeweilige Landes- bzw. Unterrichtssprache gut genug beherrschen, um erfolgreich studieren zu können. Grundsätzlich gibt es zwei Typen von Sprachzeugnissen:

• standardisierte Tests wie TOEFL oder IELTS, DELF/DALF oder DELE, die gebührenpflichtig sind und in offiziellen Testzentren durchgeführt werden. Meistens müssen Sie einen solchen Test mit einer bestimmten Mindestpunktzahl bestanden haben. Informationen zu diesen Tests erhalten Sie im Internet, ggf. auch von Kulturinstituten wie Institut Français oder British Council.
• Sog. DAAD-Sprachzeugnisse aus den philologischen Seminaren, basierend auf individuellen Sprachtests, mit einer Einstufung auf der Basis des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens. Unter aussereuropa@international.uni-mainz.de erhalten Sie eine Liste, wer in den philologischen Seminaren die Tests – nach vorheriger Terminvereinbarung! – für Studierende der JGU durchführt.. Einen Vordruck für das Zeugnis finden Sie hier.